freee株式会社（本社：東京都品川区、CEO：佐々木大輔、以下「freee」）では人事責任者・担当者を対象とした年末調整に関するアンケート調査を実施しました。
＜調査概要＞
調査期間：2023年8月29日～2023年8月31日
調査方法：WEBアンケート方式
調査対象：上場および非上場企業の人事責任者・担当者
有効回答：207件
■「回収した書類のチェック」が年末調整業務の負担の上位に
年末調整業務を進める中で負担を感じている項目についての問いでは、「回収した書類のチェック」、次いで「従業員からの書類回収」、「従業員からの問い合わせ対応」が上位となり、書類チェックと回収作業が大きな負担となっていることがわかりました。
■従業員規模が大きいほど年末調整のクラウドシステム導入が進んでいる
どのような体制で年末調整業務を行っているかの問いについては、1001名以上の企業では66％が「年末調整のクラウドシステムで運用」、次いで「紙・エクセルファイルと給与計算システムを利用」が16%となりました。
301〜1000名以下の企業では51％が「年末調整のクラウドシステムで運用」、33％が「紙 ・エクセルファイルと給与計算システムを利用」となりました。
300名以下の企業では36％が「紙・エクセルファイルと給与計算システムを利用」、34％が「年末調整のクラウドシステムで運用」という結果となり、従業員規模が大きい企業ほど年末調整業務についてクラウドシステムの導入が進んでいることがわかりました。
■書類の記入ミスや漏れによる確認作業が担当者の苦労している点の上位に
年末調整業務に関して感じる苦労については「書類の記入ミスや添付漏れによる確認作業の煩雑さ」、「従業員からの問い合わせの多さ」「残業が増える」という回答が上位に挙がりました。
また、その他における自由回答では下記のような回答がありました。
「従業員自身が年末調整の重要性が理解できていないため、他人事のようにとらえられている者も多い。」
「従業員側の対応で入力が間違っていたり不足書類があったり等、不備が多い。」
「残業時間が会社的に決まっている中で、他業務へ回す時間がない。他業務の問い合わせ対応も遅滞してしまう。確認・確定できる責任者が決まっているため、確認の順番待ちがある。」
「社内での知見がない中での問い合わせ対応が必要。」
「期間の定めもあり、業務が集中する。」
年末調整に関する情報を入力する従業員側に記入ミスや添付書類の漏れがないかアラートで示すことで担当者の負担を抑えることができそうです。
■freee人事労務の2023年度のテーマは「従業員にも管理者にもやさしい年末調整」
年末調整は従業員にとって、専門用語も多くわかりづらい作業です。また、従業員からの問い合わせに対応する管理者にとっても煩雑な作業となっています。
freeeでは、一年に一度しかない作業だからこそ「freeeを利用してよかった」と感じていただけるような体験を提供します。
2023年度は「従業員にも管理者にもやさしい年末調整」をテーマに下記の項目を新たに対応予定です。
＜ペーパーレス化対応＞
前職の源泉徴収票の情報を従業員側で入力とファイル添付ができるようになります。
これにより労務担当者が事前に源泉徴収票の原本を受け取り、転記する必要がなくなります。
＜ユーザーインターフェイスの刷新＞
従来、年末調整情報の収集は入力項目分類ごとの進捗を円グラフで表示していましたが、本来別々で管理すべき[管理者が行うタスク]と[従業員が行うタスク]を分けて表現しておらず、freeeだけで進捗管理を行っていただくには不完全な状態でした。今年度から進捗フェーズを年末調整のホーム画面上の一覧で可視化し、各フェーズごとの書類の進捗状況を直感的にわかりやすい設計に刷新しました。
また、年末調整のステータスごとの状況も「提出済」「確認済」で項目別に確認が可能です。
年末調整に関する知識がなくても直感的に使えて、”かろやかシンプル”な体験を得られるプロダクト設計に改善してまいります。
＜本件に関するお問い合わせ先＞
freee 株式会社 広報 (PR) 品田真季
E-mail: pr@freee.co.jp